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西湖区积极做好数字档案室创建工作

发布日期: 2017-12-07   

  西湖区统计局高度重视档案管理工作,为局内各项工作开展夯实基础。同时注重档案室建设,自2009年被评为省一级档案室以来,局领导对数字档案室的创建尤其关注,明确目标,落实举措,争创规范化数字档案室。 

  一、加强组织领导,档案管理责任到人。成立了以局长为组长、副局长为副组长、办公室及各科室负责人为组员的档案工作领导小组,建立了档案组织网络,并在年初开展档案工作动员会议,制定数字档案室创建计划,明确了责任与工作目标,重申了档案收集、整理、归档、利用等相关制度,为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证,提高全局档案管理的规范化、科学化、合理化水平。 

  二、严格规章制度,档案管理有章可循。为规范档案管理相关工作程序和要求,局内建立健全了各项档案管理制度,包括《西湖区统计局档案管理规定》、《杭州市西湖区统计局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《数字档案安全规范》等,做到有章可循。在档案工作开展中,严格将档案管理的各项制度落到实处,档案资料实行集中统一管理,按照档案业务规范要求整理,排列上架。做到从立卷归档到保管统计,从数字扫描到文件备份,从档案利用到鉴定销毁都有据可依,为规范有序科学高效地开展机关档案工作提供了制度保障。 

  三、落实基础建设,数字档案配备保障。西湖区局建立独立档案室,且做到库房、办公室、阅览室“三分开”原则,配备了“九防”措施,排除档案损毁的隐患。同时配备了数字档案管理软件系统和必要的硬件设备和辅助工具,可实现档案的收集、管理、存储、利用等基本功能。数字档案管理软件可以目录检索或全文检索查阅档案,并对档案存储、利用情况进行自动统计。目前,西湖区统计局对室藏档案100%建立了电子目录,目录数据完整准确,并与档案一一对应,对室藏的永久和30年的档案进行了数字化处理和备份,30年以上的档案数字化率60%以上,文书扫描清晰规范,档案备份保存完好。 

  四、注重定期巡查,档案管理严管细查。西湖区统计局定期开展档案工作“回头看”活动,一是定期巡查档案室,确保档案室“九防”到位,各项设备运行正常;二是定期抽查各类档案,确保室藏档案无缺漏、无损坏;三是定期检查数字档案备份情况,确保备份档案完好无损,同时按要求备份以前年度数字档案,做到数字档案的延续性;四是制定相关整理计划,对未数字化处理的早期档案,制定相关数字化处理计划,争取早日扫描备份,提高档案数字化率,同时增强档案查阅利用效率。 

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